Офис Google в Тель-Авиве был продуман до мелочей: начиная от дизайна, перекликающегося с морскими пейзажами (офис Google занимает восемь этажей в самом высоком небоскребе Израиля Electra Tower с отличным видом на город и море) и заканчивая организацией пространства. Здесь есть четкое разделение между рабочими и развлекательными зонами, но и там, и там важную роль играет пространство для коммуникаций. Практически половину офиса занимают зоны, где сотрудники могут работать вместе. Причем для обмена идеями можно собраться не только в конференц-зале или зоне отдыха, но и за игрой в настольный футбол.
В разработке концепций дизайна принимали участие сами работники. Здесь много тематически оформленных пространств, отражающих обычаи и культуру Израиля.
Например, ресепшен напоминает городской аэропорт, а коридоры с арочными окнами, украшенные вьющимися растениями и апельсиновыми деревьями, похожи на мощеные улочки Тель-Авива.
Для обеденного перерыва сотрудники могут выбрать один из трех ресторанов: с некошерным меню, кошерным мясным и кошерным молочным. Каждый ресторан выдержан в своем уникальном стиле.
Dropbox
Этот офис в урбанистическом стиле отличается простотой и функциональностью. При этом его размеры впечатляют: сотрудники даже пользуются самокатами, чтобы быстрее добираться из одной зоны в другую. При всей минималистичности интерьера, тут немало интересных дизайнерских находок: в качестве декора используются мячики для пинг-понга, а мобильная мебель была сделана специально на заказ В центральной части расположен тренажерный зал, который пользуется большим успехом, а для психологической разгрузки есть музыкальная комната с роялем.
Для тех, кто проголодался, найти, чем перекусить, проблемы не составляет — по всему офису расставлены холодильники с едой и стойки со снеками. В «Школьном буфете» (Tuckshop) — так называется здесь столовая для сотрудников — висит большой экран, который вполне подходит для просмотра матчей по футболу.
Каждой конференц-комнате присвоено название, за которым кроется целая история. Ее можно узнать, считав расположенный рядом QR-код. Светящаяся неоновая табличка со слоганом Dropbox — «Это просто работает» — висит в опенспейсе и напоминает сотрудникам о ценностях компании.
Microsoft
Офис Microsoft в Вене — самый необычный из всех офисов компании. При всей серьезности дизайн отличается множеством ярких элементов — полосатые полы, геометрический узор на стенах, необычные цветовые решения, и даже отделка из древесины.
Пространство было организовано с учетом траектории передвижения людей, чтобы сделать пребывание в офисе максимально интересным как для сотрудников, так и для клиентов. Продумано как рабочее пространство, так и зоны для отдыха и общения: одно из любимых сотрудниками мест — комната с элементами детской игровой площадки — зеленью, горкой и кубическими пуфами.
Evernote
При проектировании офиса нужно было вписаться в ограниченные сроки и бюджет компании. Учитывая эти факторы, дизайнеры решили встроить функциональные строительные элементы в концепцию интерьера — открытые коммуникации, потертые бетонные полы и другие детали стали «изюминкой» офиса.
Все пространство продумано так, чтобы побуждать сотрудников к общению. Широкая лестница между этажами оснащена мягкими седушками, что делает ее удобным местом для бесед с коллегами.
Есть и другие места для неформальных встреч — в том числе столы для пинг-понга, фитнес-центр (беговая дорожка оборудована специальным столиком для компьютера) и несколько небольших закусочных.
А еще у сотрудников Evernote есть возможность каждый день радоваться свежим пончикам в местном кафе.
Airbnb
Офис Airbnb отражает инновационный подход компании к путешествиям. Он представляет собой метафорический калейдоскоп домов по всему миру, ведь помещения в офисе являются репликами сдаваемого в аренду жилья. Это помогает донести сотрудникам и гостям суть того, чем занимается компания, не добавляя брендинг в дизайн.
Руководство поощряет свободу передвижения сотрудников, а значит, любой может выбрать себе комфортное место для работы.
Например, кухню, где за одним столом вполне поместится целый отдел, или конференц-зал, который оформлен как комната из фильма Стэнли Кубрика «Доктор Стрейнджлав, или Как я научился не волноваться и полюбил атомную бомбу».
Специальная «тихая зона» сконструирована как тематическая библиотека, где всегда могут уединиться те, кому необходима тишина для решения рабочих вопросов.
LivePerson
Согласно корпоративной культуре LivePerson, сотрудники не могут замыкаться в небольших группках и должны иметь возможность взаимодействовать с коллегами из любых подразделений.
Поскольку компания занимает несколько этажей, эту задачу решали еще на этапе проектирования офисного пространства.
Рабочие зоны на этажах продумывали так, чтобы они дополняли, но не дублировали друг друга — чтобы у сотрудников была мотивация использовать все помещения, а значит, больше общаться друг с другом.
Еще одна особенность офиса — являются «гибкие» рабочие зоны. К примеру, центральная зона оборудована столами на колесах, что помогает изменить организацию пространства в зависимости от выполняемой работы — будь то семинар, групповые проекты или мозговые штурмы.
Capital One Innovation Labs
Дизайн офиса Capital One Labs отличают плавные линии, эффектное использование древесины в отделке, и нестандартный подход к зонированию. Броские элементы — например, яркая желтая лестница, — создают непринужденную атмосферу и радуют взгляд. Еще здесь есть то, о чем мечтают многие офисные работники, — изолированный спальный уголок, напоминающий домик на дереве.
«Яндекс»
Каждый руководитель в Яндексе участвовал в планировке пространства, где теперь располагается его отдел. Но сотрудники вполне могут выбирать комфортное место для работы и в общих зонах. К примеру, здесь есть своя библиотека, а летом успехом пользуется открытый балкон, где можно уютно расположиться на свежем воздухе.
В офисе много переговорных комнат. Несложно сориентироваться, на каком этаже расположена каждая из них, благодаря говорящим названиям: «Пятая колонна», «Шестая палата», «Седьмое небо». Забронировать переговорку можно с помощью специальных терминалов, которые можно найти на этажах.
Для отдыха и общения созданы специальные зоны по интересам. Есть комнаты, где можно поиграть в бильярд, пинг-понг, настольный хоккей, позаниматься на тренажерах, помузицировать или просто выпить кофе.
Фотографии: http://officesnapshots.com/
Бизнес-залы в аэропорту Вена
Обратите внимание на то, что в соответствии с текущими правилами в связи с COVID-19, для посещения наших бизнес-залов требуется предъявить сертификат о полной вакцинации или справку о выздоровлении («Правило 2G»).
Маски FFP2 и регистрация в бизнес-зале обязательны.
Побалуйте себя посещением наших бизнес-залов. Вы сможете отдохнуть, поработать или насладиться закусками и напитками в эксклюзивной атмосфере. Мы предлагаем широкий выбор изысканных блюд и напитков.
В терминале Austrian Star Alliance площадью более 2000 квадратных метров расположены 6 просторных и современных бизнес-залов авиакомпании Austrian Airlines с австрийской атмосферой.
На 2-м уровне в отдельных зонах для шенгенских и нешенгенских рейсов расположены бизнес-залы для пассажиров со статусом HON Circle, Senator/Star Gold и пассажиров класса Business.
Проход к ним осуществляется через яркий центральный вестибюль.
В современной и роскошной атмосфере вам доступны:
- широкий выбор горячих, холодных и алкогольных напитков
- Изысканная кухня от DoN
- бесплатный Wi-Fi
- Различные варианты развлечений, например телевидение
- отдельные зоны отдыха
- Платформа LoungeNet с различными услугами, например бесплатная загрузка eJournals
Бизнес-залы Austrian в аэропорту Вены доступны для всех пассажиров Austrian. Даже пассажиры с билетом класса Economy могут посетить наши бизнес-залы всего за 39 евро. Для этого необходим посадочный талон на рейс из Вены авиакомпании Star Alliance с соответствующей датой.
Специальная онлайн-регистрация
Забронируйте доступ в бизнес-зал заранее онлайн и заплатите 35 евро вместо 39 евро.
Приобрести доступ в бизнес-зал возможно не ранее 47 часов до вылета в процессе онлайн-регистрации на рейс Austrian Airlines или на стойке бизнес-зала в день вылета.
Наша цель — создать в бизнес-залах подлинную атмосферу Австрии и классический шарм Austrian Airlines. Ждем вас с нетерпением!
При предъявлении действующей карты статуса и посадочного талона на рейс Austrian или Star Alliance вы сможете посетить бизнес-залы Austrian в аэропорту Вены и бизнес-залы наших международных контрактных партнеров.
Насладитесь австрийским гостеприимством в новых бизнес-залах и залах для пассажиров со статусом Senator в аэропорту Вены: Вас ждет приятная атмосфера для работы и отдыха. Забудьте про суету аэропорта в оазисе комфорта и безмятежности.
Письмо о встрече для переговоров. Образец 2021-2022
Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров.
Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует.
Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о встрече для переговоров .docСкачать образец письма о встрече для переговоров .doc
Требования
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
- Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
- Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
- Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
- Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
- Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
- При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
- Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
- Контролирующим организациям проще вести свою работу.
Схема составления
Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
- Данные организации.
- Номер и дату документа.
- Наименование адресата.
- Обращение.
- Представление.
- Аргументацию обращения.
- Назначение встречи.
- Цель.
- Подпись.
Реквизиты
Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.
Номер и дата
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.
Данные адресата
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату.
Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты.
В идеале должны стоять адресные и прочие данные.
Обращение
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Представление
Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.
Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.
Причина
У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.
Назначение встречи
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
- Назначить конкретную дату.
- Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
- Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
- Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.
Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.
Дополнительные части
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
- Благодарность за возможность пригласить на встречу.
- Кто еще приглашен принять участие во встрече.
- Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
- Контактное лицо (если этой информации не было в начале).
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.
Скачать документна сайте Ассистентус
Первая встреча с клиентом: как назначать и проводить + скрипт
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как провести первую встречу с клиентом, чтобы она переросла в долгосрочное сотрудничество.
Сегодня вы узнаете:
- Какие существуют этапы встречи с клиентом;
- Как подготовиться к предстоящим переговорам;
- Немного приемов делового этикета, которые помогут быстро наладить контакт с потенциальным клиентом.
Для человека, который по мере выполнения своих должностных обязанностей должен находить новых клиентов и встречаться с ними, первая встреча имеет огромное значение. От того насколько удачно пройдут переговоры зависит подписание договора и чаще всего размер заработной платы. Поэтому к такому событию нужно подходить очень ответственно.
Собираясь на переговоры с клиентом, вы должны понимать, что первая встреча не всегда заканчивается подписанием контракта о тесном сотрудничестве. Это только первая ступень на пути к успешным деловым отношениям.
Встречаясь с потенциальным клиентом впервые, прежде всего, необходимо преследовать следующие цели:
- Определить, перспективен ли клиент и готов ли он к сотрудничеству;
- Сформировать первичные потребности собеседника;
- Определиться с ассортиментом товаров и услуг, которые интересны клиенту;
- Предложить воспользоваться бесплатными образцами продукции (пробниками);
- Попросить собеседника высказать свое мнение по поводу предлагаемого вами товара.
Основной целью встречи является продать не товар, а себя. Вы должны сделать все от вас зависящее, чтобы добиться хорошего расположения и заинтересованности клиента.
Подготовка к встрече с клиентом
Для того чтобы первые переговоры прошли удачно, необходимо тщательно к ним подготовиться. Придется продумать все детали. Не стоит полагаться, что вы сориентируетесь на месте. Нужно быть готовым ко всему. Для этого придется разработать несколько планов развития событий.
Всю подготовку можно разделить на 2 этапа – информационный и организационный.
Перед тем как составлять план встречи, вы должны собрать максимум информации о потенциальном клиенте.
Во-первых, соберите сведения о сфере деятельности будущего собеседника. Больше читайте специальной литературы, старайтесь запомнить максимум специфических терминов, которые могут пригодиться по время беседы.
Во-вторых, зайдите на сайт организации, которую представляет клиент, и ознакомьтесь с его содержанием. Изучите руководящий состав и проанализируйте всю имеющуюся информацию.
В-третьих, интересуйтесь деятельностью конкурентов, а также их возможными предложениями. Благодаря этому вы сможете предложить собеседнику более выгодные условия сотрудничества.
В-четвертых, хорошо изучите предлагаемый вами товар. Вы должны до мелочей знать о продукции или услугах, которые предлагаете клиенту. Если на предстоящих переговорах вы не сможете достойно представить товар, то вряд ли с таким неопытным сотрудником кто-то захочет иметь дело.
Организационный этап
На этом этапе вы должны заняться организацией предстоящей встречи. Для начала ее нужно назначить.
Для этого позвоните потенциальному клиенту и узнайте где, когда и в котором часу ему удобно будет с вами встретиться. Назначайте конкретные даты. Договариваясь о встрече, учитывайте пожелания собеседника.
Рассмотрим примеры мест прохождения встречи.
| Территория клиента | Это чаще всего офис клиента. Подготовиться к такой встрече можно, но чаще всего приходится действовать по обстоятельствам |
| Ваша территория | Это может быть ваш личный кабинет, или зал заседания. Не стоит назначать встречи в помещении, где много лишних глаз и вас могут отвлекать. Ни в коем случае не начинайте переговоры в коридорах и по пути куда-то |
| Нейтральная территория | Это может быть арендованный конференц-зал или на крайний случай тихая кофейня. Никогда не проводите встречу в ресторане. Вам и клиенту придется отвлекаться на еду и ждать пока кто-то пережует пищу. Разделяйте прием еды и деловые встречи |
Любое место проведения переговоров должно быть тихим и немноголюдным.
После того как клиент принял предложение встречи, необходимо основательно к ней подготовиться. Продумайте, какие гаджеты и демонстрационные материалы вам понадобятся.
При себе обязательно нужно иметь:
- Ежедневник или деловой блокнот, в который вы будете записывать важную, на ваш взгляд, информацию;
- Визитные карточки – должны быть содержательными, но в то же время лаконичными;
- Ручку;
- Чистые листы бумаги (если встреча будет происходить в кофейне, а у клиента не окажется под рукой ежедневника);
- Чистые договоры, анкеты или бланки заказов (на случай если вы организуете правильную встречу, и клиент сразу захочет заключить договор);
- Рекламные проспекты – клиенту нужно преподнести наглядную информацию, а не рассказывать о продукции «на пальцах».
Подготовив необходимые атрибуты для переговоров, вы должны подготовить себя. Как гласит пословица «Встречают по одежке…», поэтому ваш внешний вид может играть ключевую роль.
Собираясь на назначенную встречу, вы должны:
- Найти в своем гардеробе деловую одежду. Это может быть костюм + рубашка + галстук. Или костюм и водолазка. Женщины могут надеть юбку и блузку или брючный костюм. В этой одежде вы должны чувствовать себя комфортно.
- Отказаться от экстравагантных, ультрасовременных и вызывающих нарядов.
- Привести в порядок руки и волосы. Макияж женщин не должен быть ярким и вызывающим.
- Обратить внимание на обувь и в случае необходимости почистить ее.
- Отказаться от дешевых аксессуаров, и подделок известных брендов. Многие состоятельные люди с первого взгляда отличают дешевые китайские подделки часов, зажигалок и других аксессуаров от оригинала. Если вы не можете позволить себе дорогие брендовые мелочи, то лучше отказаться от них совсем.
Пошаговая инструкция или скрипт встречи
Вам, как человеку, который хочет заполучить нового клиента необходимо понимать, что для удачных переговоров одной подготовки мало. Вы должны хорошо знать протокол встречи и основы делового этикета.
Мы составили для вас алгоритм действий, благодаря которому первая встреча с клиентом пройдет на высшем уровне, а о вас, как о специалисте, останутся самые хорошие впечатления.
- Входите в кабинет. Если вы встречаетесь с клиентом у него в офисе, и о вашем приходе было доложено, входите в кабинет постучавшись. Спрашивать разрешения войти повторно не нужно.
- Если встреча проходит на нейтральной территории, то явиться нужно за 5-10 минут до назначенного времени.
- Поприветствуйте клиента. Поздоровайтесь, обращаясь по имени-отчеству.
- На территории клиента первым руку для приветствия должен протянуть клиент. Если он этого не сделал, то рукопожатия не происходит.
- На вашей территории вы обязаны протянуть руку первым.
- В кофейне – мужчины протягивают руку женщинам, старшие младшим.
- Обмениваетесь визитками. Визитную карточку необходимо передавать лично в руки. Если вам клиент предложит свою визитку, то ее обязательно нужно прочитать вслух. Нельзя положить ее в карман, не взглянув и не ознакомившись.
- Садитесь на стул. Если переговоры проходят в офисе у клиента, то дождитесь, пока вам предложат присесть. Если предложения не поступает – спросите, куда вам можно сесть. Если встреча проходит на нейтральной территории, то дожидаться приглашения занять стул не нужно.
- Начинаете разговор. Начать переговоры необходимо с отвлеченных тем. Лучше всего если вы скажете комплимент в адрес компании клиента. Только он должен быть искренним. Не затрагивайте темы связанные с религией, политикой, спортивными пристрастиями. Также лучше воздержаться от банальных тем о погоде и красивом интерьере офиса.
- После разговора на общие темы, переходите к постановке ситуационных вопросов. Начинайте их задавать осторожно, «прощупывая почву».
- Затем переходите к более серьезным проблемным вопросам и предлагайте пути решения обозначенных проблем. Составьте небольшой прогноз дальнейшего сотрудничества.
- Если клиент изъявит желание, вы можете подписать договор о сотрудничестве. Но не настаивайте на этом. Очень часто человеку нужно «переварить» полученную информацию.
- Завершить встречу лучше договором о дате и времени следующей встречи. Даже если оказалось, что клиент не заинтересовался, все равно попросите его еще раз встретиться с вами.
- Попрощайтесь с собеседником, поблагодарите за уделенное вам время и покиньте помещение.
- После проведенных переговоров, запишите в ежедневник самые важные моменты и детали встречи.
Советы по проведению первой встречи
Бывают ситуации, когда встреча подготовлена и организована на высшем уровне, и все идет прекрасно, но в какой-то момент что-то случается и клиент замыкается в себе. После чего переговоры нельзя считать удачными.
Скорее всего, была допущена какая-нибудь ошибка, которая сыграла решающую роль.
Чтобы исключить вероятность развития такого сценария, предлагаем ознакомиться со следующими рекомендациями и всегда их придерживаться:
- Отключайте мобильный телефон. Звонки вас будут всячески отвлекать, а если решите взять трубку в разгар переговоров, то проявите неуважение к собеседнику.
- Не пытайтесь курить.
- Если клиент предложит вам выпить чай, кофе или воду, то остановите свой выбор на воде. Попросив кофе, вы получите еще несколько вопросов (например, сколько ложек сахара класть или какой именно кофе вы предпочитаете). Они вас будут отвлекать и занимать драгоценное время.
- Смотрите собеседнику прямо в глаза. Вы должны установить зрительный контакт.
- В процессе переговоров периодически делайте пометки и записи.
- Не лебезите и не подхалимничайте. Ведите себя достойно, только так клиент будет относиться к вам как к равному.
- Дайте клиенту понять, что вы уважаете его мнение собеседника и готовы отстаивать его интересы.
Заключение
Первая встреча – это серьезный и ответственный этап на пути к долгосрочному сотрудничеству. Часто именно она решает судьбу дальнейших деловых отношений. Поэтому перед организатором такой встречи стоит непростая задача – подготовить, организовать и провести на высшем уровне предстоящие переговоры.
Надеемся, что наши советы и рекомендации были для вас полезны. Следуйте им, держитесь уверенно и верьте в свои силы. Мы уверены, что у вас все получится!
Что такое планировщик встреч и чем он может быть полезен для вашего бизнеса — Трибуна на vc.ru
Расскажем на конкретных примерах.
{«id»:275548}
Привет, меня зовут Владимир, и я ненавижу заниматься планированием. Вместо того чтобы тратить время на действительно важные дела, мне приходится назначать встречи, неделями переписываться, чтобы определиться с датой конференц-звонка, и терять деньги из-за того, что кто-то забыл добавить в календарь важное событие.
И я такой не один. Только у меня наберется с десяток знакомых с аналогичной болью на душе, не говоря уже о том, какой сегмент бизнеса в РФ безуспешно пытается избавиться от тех же проблем и продолжает страдать.
Почему мы вообще страдаем? Все дело в средствах планирования, которыми мы располагаем. Классические календари и переписки по электронной почте устарели, и их давно пора заменить на планировщики встреч, которые уже какое-то время работают на западе, но все никак не дойдут до РФ.
Но у меня и моей команды Makemeet есть предложение на этот счет.
Планировщик встреч (шедулер) — это автоматизированный секретарь, который берет на себя обязанности по планированию бизнес-встреч, конференц-звонков и других мероприятий. Вы сообщаете программе, в какое время свободны и готовы провести встречу, а шедулер «общается» за вас с другими людьми, оповещает их об актуальном расписании и создает события в календаре.
Наиболее понятный пример, с которым каждый из вас наверняка хотя бы раз сталкивался, — запись к доктору через госуслуги или сайт клиники.
Вы не связываетесь с доктором напрямую, не обсуждаете время встречи, а просто выбираете свободную ячейку времени в его расписании и автоматически оказываетесь в списке записанных пациентов.
Но такое доступно только в дорогущих CRM после длительной и сложной настройки.
А шедулер — решение для всех, в котором каждый может создать собственное расписание без всяких CRM. Достаточно сообщить приложению, в какое время вы готовы планировать встречи. После этого программа создаст интерфейс, через который к вам «на прием» смогут записаться все пользователи, со ссылкой на ваше расписание.
Но хороший шедулер — это не только инструмент для планирования, а еще и инструмент, который легко встраивается в уже давно устаканившийся рабочий процесс за счет интеграции с популярными сервисами и приложениями.
К примеру, интеграции с Zoom, позволяющей после каждой записи автоматически генерировать уникальную ссылку для выхода на связь (не придется оставлять контакты, вручную создавать ссылку и прикреплять ее к событию в календаре).
Или интеграции со Stripe на тот случай, если ваш бизнес оказывает услуги по предоплате.
Отказ от переписки по почте и переход на планировщик встреч благоприятно сказывается на бизнесе, поэтому подобные сервисы начали расти (в количественном отношении) как грибы. На западе активно используют приложения Calendly, Bookafy, ScheduleOnce, SimplyBook и десятки их аналогов.
Все они выполняют одну и ту же задачу, но отличаются интегрируемыми сервисами, некоторыми параметрами для календарей, а также поддерживаемыми языками и стоимостью предоставляемых услуг.
Calendly — один из наиболее популярных, и с ним чуть ли не ассоциируется такое явление, как шедулеры. У Calendly интуитивно понятный интерфейс с симпатичным оформлением, в которое можно без труда вписать собственный логотип, корпоративные цвета и т.п.
10 важных дел при организации деловых встреч
- Характер деловых встреч
- Подготовка деловых встреч
- Обеспечение встречи
Деловая встреча / переговоры ― это деловое взаимное общение людей различных должностей и даже организаций с целью достижения совместного решения.
Любой руководитель независимо от ранга проводит не только внутренние совещания и планерки, но и время от времени ― деловые встречи, переговоры. И одной из функций секретаря или его помощника является правильная организация таких деловых встреч руководителя.
Деловые встречи могут быть:
― внутренними. Они проводятся среди сотрудников своего учреждения, чаще всего в форме совещаний, планерок. В крупных компаниях с широкой филиальной сетью встречаются и расширенные встречи, которые проводятся между коллегами центрального офиса и филиалами. Применяются такие виды встреч, как конференции, семинары, дистанционные конференции по видеосвязи.
― внешними. Они проводятся среди нескольких организаций. Как правило, в них участвуют только руководители высшего, а иногда и среднего звена. Форматы таких встреч различны: переговоры, брифинги, форумы, «круглые столы» и пр.
― формальными, когда действует определенный протокол таких встреч, повестка дня и даже дресс-код. На таких встречах имеется определенная основная цель ― подписание договора, заключение соглашения о намерениях и пр.
― неформальными, когда общей концепцией встречи является достижение контакта между представителями разных организаций, внутри коллектива, выработка делового доверия участников друг к другу. Как правило, официально–целевой направленности такие встречи не носят. Можно определить эти встречи как знакомство и неформальное общение для облегчения взаимодействия в будущем.
― официальными. Как правило, они являются и формальными встречами с обязательным завершением встречи подписанием каких-либо договоров, деловых бумаг.
― неофициальными. Неофициальные встречи могут оказаться как формальными, так и неформальными.
Также деловые встречи принято подразделять на информативные, консультативные и исполнительные.
Первые два вида чаще свойственны для внутренних встреч: информативные ― для доведения до подчиненных общей стратегии и направления компании, о введении новых технологий и планов производства и развития; консультативные ― для выработки решения по конкретной проблеме. Исполнительные встречи чаще относятся к внешним встречам.
В зависимости от того, к какому виду встречи необходимо подготовиться помощнику руководителя (секретарю, делопроизводителю, протокольному отделу), необходимо будет последовательно совершить несколько важных дел.
1) Определить вид встречи. Подготовке к официальным, формальным, исполнительным, внешним встречам придется уделить намного больше внимания и подготовки.
2) Запланировать встречу. Для этого необходимо определить время и место. Оба этих фактора весьма немаловажны.
При этом первостепенность одного фактора перед другим будет различной в зависимости от обстоятельств конкретной встречи.
Если встреча предстоит официальная, с участием в ней руководителей предприятий (или внутренняя с участием руководителей многих филиалов одной организации), с иностранными партнерами, то лучше сначала определить время встречи.
При определении времени встречи будет учитываться много факторов:
― необходимость быстрого решения какой-то проблемы, налаживания связей или заблаговременность встречи перед основными планируемыми событиями. Если встреча планируется для решения какой-то срочной проблемы, то необходимо запланировать ее как можно скорее.
― не предстоят ли какие-либо национальные или общепринятые праздники в планируемый период встречи.
Пример: так, в России рождественские праздники приходятся после наступления 1 января, а в европейских странах ― за неделю до наступления нового года. Таким образом, планирование встречи с иностранными партнерами на конец декабря будет вызывать неудобство для тех, кто проживает в Европе, а на первые две недели января ― для представителей российских предприятий.
― как долго и тщательно необходимо готовиться к встрече. От этого зависит минимальный срок подготовки, ранее которого встречу назначить нельзя.
Очень много зависит от того, участвуют ли иностранные партнеры в предстоящей деловой встрече и предстоит ли обмен подарками / сувенирами.
Ведь может потребоваться некоторое дополнительное время для изучения обычаев стран-участников с тем, чтобы правильно спланировать стиль поведения с участниками встречи ― выходцами из этих стран, безошибочно выбрать и приобрести подарки для них (если планируется их вручение).
Пример: предстоит встреча руководителей трех предприятий: российского, японского и финского ― с обменом деловыми подарками. Это первая встреча с представителями этих стран для российского руководителя.
Для того чтобы встреча прошла достойно, без казусов и неприятных моментов, необходимо не только изучить деловые и бытовые обычаи в этих странах, особенности невербального общения в них, но и возможные увлечения руководителей, которые будут на данной встрече (в целях вручения им актуальных подарков со смыслом).
Обратите внимание!
Если среди участников встречи есть японцы ― необходимо быть очень умеренным и осторожным с проявлениями приветственных или прощальных касаний друг друга: японцам не нравится манера прикасаться друг другу в процессе общения. В Японии рукопожатие не принято и к нему прибегают лишь в исключительных случаях.
Кроме того, определенное время занимает подготовка места встречи, оформление проектов деловых бумаг, согласование их со своими службами, прежде чем они в готовом варианте будут предъявлены участникам встречи.
― какое минимальное и максимальное время планируется отвести на встречу. От этого, равно как и от других факторов, зависит определение времени начала встречи в рамках рабочего и календарного дня. Иногда встречу удобнее назначить на утренние часы.
Например, когда требуется от участников встречи ясная голова, внимание и отсутствие усталости.
Иногда оправдывает себя стратегия послеобеденной встречи, когда вашему руководителю как приглашающей стороне необходимо получить спокойное благожелательное отношение участников встречи к предстоящим предложениям. Лучшего времени как после обеда и не найти.
У вечерних встреч имеется минус в виде усталости, невнимательности участников, подсознательном стремлении «отложить решение важного вопроса на потом». Это же свойственно и для пятничных встреч во второй половине дня.
Это интересно:
Исходя из изученного материала о биологических часах человека, лучше всего работа мозга и активность человека проявляется с 10 до 12 часов и с 16 до 18 часов, после чего падает. Поэтому именно в перечисленные часы лучше всего назначать важные и даже судьбоносные встречи.
― нет ли уже запланированных встреч на ту же дату или время. Это необходимо уточнить, изучив график встреч руководителя.
При определении меставстречи необходимо учесть следующие факторы:
― удобство с точки зрения транспортной доступности и целевой направленности. Так, например, руководителям далеко не всех организаций ― участников встреч удобно собираться в загородном клубе в г. Находке или в отеле на Кипре, предназначенном для пляжного отдыха.
― наличие или отсутствие необходимости паритетных начал встречи.
Так, если основной целью встречи является подписание важных документов, договоров и при этом встречающая сторона и является самой заинтересованной, а контрагент ― излишне осторожным, место встречи желательно определить нейтральное, ни в коем случае не имеющее прямого отношения к встречающей организации. Такие деловые встречи не дают преимуществ никакой из сторон переговоров, сохраняя для них паритетные (равные) возможности.
Обратите внимание!
Большинство руководителей предпочитают деловые встречи на своей территории, в стенах своего офиса. Для этого зачастую даже оборудуют конференц-зал или комнату переговоров. Как правило, такой подход создает не только удобство с точки зрения бытовой организации, но и дает руководителю психологическую уверенность в достижении поставленной цели встречи.
3) Внести информацию в график встреч руководителя. Это необходимо, чтобы ничего больше на то же самое время не запланировать, чтобы не произошло случайного наложения событий на один и тот же период времени. Очень важно отразить также и продолжительность встречи ― для правильного построения графика дня.
Кстати, если организатор встречи вы (ваша организация) ― обязательно при приглашении на встречу озвучивайте планируемую продолжительность встречи.
Это нужно для тех же целей планирования, а также для правильной и жесткой компоновки течения переговоров на встрече, чтобы не получилось «переливание из пустого в порожнее» два часа кряду.
4) Известить приглашенных. Этот этап предстоит только в том случае, если именно ваша организация является организатором встречи. В приглашении должны быть указаны не только адресат, время и место встречи, но и цель (характер) встречи (что предстоит обсудить), и ее продолжительность.
Приглашения рассылаться могут различными способами. Основной и быстрый вид рассылки ― по электронной почте.
Но для официальных, торжественных, важных и крупных встреч лучше все же использовать бумажный вариант приглашения, подписанного руководителем, с вручением представителю партнера / контрагента через курьера, почту или спецсвязь.
5) Оформить аренду конференц-зала, заказать комнату для переговоров, договориться (заказать) усиленную уборку-подготовку собственного помещения для переговоров. Данный этап потребуется, если именно ваша организация является приглашающей стороной ― инициатором встречи.
6) Подготовить необходимые документы для подписания или отследить их своевременную и качественную подготовку теми, кому это будет поручено руководителем. Понадобиться могут рекламные и информационные буклеты, информационные материалы ― в зависимости от цели и формата встречи.
7) Подготовить необходимый расходный материал для канцелярского обеспечения встречи.
Если организатор встречи вы, то необходимо подготовить бумагу, ручки, стикеры, маркеры, проектор, проекционный экран, презентеры, флипчарт, магнитно-маркерную доску и прочее оборудование для деловой встречи.
В зависимости от формата встречи участникам может понадобиться как расширенный ассортимент канцелярских принадлежностей, так и просто бумага и ручки. Если вы приглашенная сторона, данный список будет намного скромнее и будет зависеть от роли вашей организации в переговорах / встрече.
8) Решение иных вопросов обеспечения. Такое может понадобиться, если встреча назначена на нейтральной территории или на встрече будут присутствовать иногородние участники. Секретарю / помощнику руководителя приглашающей стороны может потребоваться решать вопросы с размещением участников в гостинице, прочих вопросов организации их прибытия и убытия по окончании встречи.
9) Отработка образа руководителя для конкретной встречи. Данное поручение помощнику руководителя дается редко. В основном руководитель этим вопросом занимается самостоятельно.
Если же проработать образ руководителя поручено его помощнику, то исходить необходимо из вида встречи, места и времени. В большинстве случаев для руководителя ― мужчины достаточно стандартного делового костюма с галстуком в безупречном состоянии и чистой обуви.
Вечерний вариант выхода для деловых встреч редко используется.
10) Проверка «боеготовности». Накануне встречи помощник / секретарь руководителя проводит контрольные мероприятия:
- С помощью различных средств связи (электронной почты, телефона) напоминает о предстоящей встрече и уточняет участие (у секретарей других участников, если ваша организация ― организатор встречи), или секретарь / помощник руководителя просто уточняет время и место и другие детали у организатора, если вы ― в числе приглашенных.
- Проверяет транспортную готовность: интересуется готовностью автомобиля у начальника гаража, нет ли изменений в расписании поездов / самолетов ― при необходимости доставки к месту встречи этими видами транспорта, и т. д.
- Готовит полный пакет необходимых документов, канцтоваров, складывает их в папку / портфель.
- Проверяет готовность и оснащенность места встречи, если вы ― организатор. За час-два до начала встречи обеспечивает место организации встречи минеральной водой, стаканами, канцелярскими принадлежностями.
Важные нюансы деловой встречи:
-
Опаздывать ― неприлично и некрасиво. Возьмите за правило так организовывать следование руководителя к месту проведения деловой встречи, чтобы даже в случае пробки или наступления всевозможных транспортных коллапсов руководитель на встречу не опоздал.
-
Перенесение встречи, отказ от нее ― неприемлемый вариант взаимодействия. Это возможно только в крайних случаях при наличии безусловно оправдывающих (извиняющих) факторов ― несчастье с близкими людьми, общий траур и пр.
-
Если организатор встречи вы, не ждите опаздывающих более 2-3 минут, если ожидание вообще возможно по протоколу (нет четко установленного времени начала приветственной речи, а на нее выделено 15 минут). Именно это время еще можно определить как вежливое извинение опоздавших. Но не всегда и не везде.
-
Если организатор встречи вы, назначьте время начала и окончания собрания. Придерживайтесь этого времени. Учтите, что у всех участвующих ― такие же графики встреч и план работы. Старайтесь не задерживать окончание встречи.
-
Придерживайтесь повестки дня в любом случае, и если вы организатор, и если приглашенный. Не стоит выходить за рамки целей и задач встречи, пытаться решить попутные вопросы. Это приемлемо для неформальных встреч. Для деловых официальных формальных переговоров это неприемлемо.
- Если организатор встречи вы, старайтесь соблюдать правила подачи угощения участникам встречи:
- до начала встречи предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки должен помощник / секретарь;
- в середине встречи ― подача чая / кофе возможна только по просьбе руководителя или участника (редкость, но участник может попросить принести воды, если до этого он, например, был докладчиком);
- подача чая / кофе возможна по предварительной договоренности с руководителем через определенное время (например, через час после начала переговоров) без специального запроса на подачу или с запросом;
- обязательно следите за наличием минеральной воды и чистых стаканов в помещении, где проводится встреча. Внезапная нехватка данных предметов (кончились из-за малого количества, например) не лучшим образом отразится на отношении участников встречи к ее организаторам.
Загрузка...
